Ferramenta criada em FURNAS faz gestão mais ágil e eficiente de contratos
Desde agosto, a Superintendência de Gestão de Suprimentos de FURNAS passou a utilizar uma nova ferramenta para controle e análise dos mais de 500 contratos sob sua responsabilidade. E não precisou ir ao mercado buscar a solução: o Painel de Gestão de Contratos, plataforma que está em uso, foi desenvolvido na empresa, pela Superintendência de Tecnologia da Informação, para agilizar o controle da carteira de contratos da área.
"A ferramenta de análise de dados oferece uma visão estratégica dos contratos, que facilita a tomada de decisão, tanto para a gestão da carteira pelo gerente como para os gestores dos contratos. É uma plataforma de fácil manuseio, e, mais importante, com informações extraídas do sistema corporativo da empresa (SAP). Os indicadores que nós determinamos são apresentados em forma gráfica, além de auxiliar no acompanhamento das ações e controle dos prazos de vigência. Os gestores de cada contrato são notificados automaticamente quando restam 180 dias para encerrar o mesmo", explica Leonardo Medina, superintendente de Gestão de Suprimentos.
A plataforma fornece meios para construção de gráficos com base em indicadores sugeridos pela equipe da Gestão de Suprimentos, usando critérios como volume e valores dos contratos sob responsabilidade de cada gestor, principais requisitantes, quantidade por diretoria, entre outros. Novos indicadores podem ser incluídos de acordo com a necessidade.
A tecnologia utilizada foi o Microsoft Power BI, que também possibilita a padronização do formato em que as informações são apresentadas, além de mostrar histórico e campo para descrever as próximas ações. "É um elemento importante da hora da distribuição dos contratos, por exemplo. Permite, ainda, ter um status em tempo real e verificar quais ações estão sendo tomadas", diz Medina.
"A solução de Gestão de Contratos é um exemplo de como esse tipo de ferramenta pode empoderar o usuário final e beneficiar a gestão. É um painel de fácil utilização, que foi construído em parceria com o cliente para dar resposta ágil a uma necessidade de negócio", detalha Ana Cláudia Rodrigues, da Gerência de Transformação Digital de FURNAS.
"Nosso objetivo é criar uma cultura organizacional que tem suas decisões baseadas em dados, passo fundamental para Transformação Digital. Queremos desenvolver mais soluções desta natureza, onde o cliente possa gerar seus próprios insights criando visualizações personalizadas sem depender totalmente da TI. Deste modo, poderemos trazer o foco da TI para a qualidade e governança dos dados ", completa.
A solução está disponível para toda a equipe de Gestão de Suprimentos. Os dados são extraídos automaticamente do sistema já utilizado em FURNAS. Após a implementação e uso na gerência, o Painel de Gestão de Contratos pode ser levado a outras áreas de FURNAS que lidem com contratos.