Transformação digital avança em FURNAS

Criada no âmbito da Superintendência de Tecnologia da Informação, a partir da reestruturação organizacional proposta pela atual gestão em julho de 2019, a Gerência de Transformação Digital vem implementando soluções digitais para processos físicos repetitivos em diversos setores da empresa, ou seja, os famosos robôs! E a procura está grande!

Apelidado de Volt, o robô criado é, na verdade, um RPA (sigla para Robotic Process Automation), tecnologia que permite imitar ações humanas na interface com o computador. "O Volt é uma tecnologia não invasiva, que dispensa desenvolvimento, pode ser utilizada em conjunto com outras tecnologias e interage diretamente com interfaces de qualquer aplicativo ou sistema. Ele pode, por exemplo, abrir e-mails e anexos, colher dados da web ou de documentos em PDF e preencher formulários, mover arquivos e até fazer login em aplicações e sistemas. Tudo isso adaptado para cada processo e sem intervenção humana", explica Marcelo Piñeiro, superintendente da área.

Volt ganhou forma e personalidade

O Volt já está em uso desde agosto pela Gerência de Pesquisa e Desenvolvimento para fazer o acompanhamento orçamentário dos projetos de P&D. Lá, ele colhe as informações diretamente do SAP e as disponibiliza em um painel mobile, com interface amigável, rápida instalação e ganhos em produtividade. "O resultado é que o processo que mobilizava duas pessoas e cerca de 300 horas/mês, hoje pode ser realizado em menos de 30 minutos, sem erros e liberando o colaborador para atividades mais estratégicas. A economia estimada é de R$ 195 mil/ano", explica André Vieira, arquiteto de negócio responsável por essa solução.


Passagens aéreas

Ao tomar conhecimento da capacidade do Volt por meio do Seminário de Tecnologias Disruptivas, Ana Paula Moreno, gerente da Divisão de Gestão de Contratos e Fornecedores, setor que faz a gestão de contratos e fornecedores, rapidamente procurou a Gerência de Transformação Digital Um dos contratos sob a gestão do departamento, com a empresa de viagens Voetur, recebe centenas de notas fiscais de pequenos valores, resultado do deslocamento de colaboradores para instalações da empresa.

"O nosso desafio era ainda maior porque o sistema limita o lançamento das notas a apenas uma entrada, isto é, não é permitido lançamentos simultâneos. Além disso, a empresa fornecedora muitas vezes envia notas antigas, do ano anterior, atrasando ainda mais o lançamento das notas do ano corrente", explica Ana Paula Moreno.

Com a ajuda dos colaboradores Claudio Barbosa, João Daniel e Fabiana Ignácio, da Divisão de Finanças, a TI se debruçou sobre todo o processo para desenhar o Volt específico para o serviço. Apesar da necessidade ter sido identificada inicialmente, foi preciso mapear e automatizar todo o caminho feito pelas notas, que começa na divisão de Gestão de Viagens, passa pela Gestão de Contratos e termina na Contabilidade.  

Depois de programado para a missão, o Volt começou a cuidar da emissão, lançamento dos pedidos, medição, pagamento e até lançamento dos impostos. Ele também é capaz, assim como o ser humano, de fazer verificações de consistência, como, por exemplo, o cruzamento dos dados para checar se o que o fornecedor está cobrando está de acordo com o que efetivamente foi utilizado. "Ao todo foram três divisões envolvidas e pelo menos três funcionários liberados de tarefas repetitivas para funções mais estratégicas, além de gerar uma redução estimada de 95% do tempo antes necessário para realizar esta atividade", conta Ana Claudia Rodrigues.

"Cada uma das milhares de notas tem dezenas de linhas com informações importantes. Eu tinha um funcionário só para fazer esse lançamento e não era suficiente, a gente sempre estava com as notas atrasadas. Em média, ele levava cerca de duas semanas para lançar 500 notas. O Volt faz isso em pouco mais de três horas sem intervenção humana e sem erro de digitação", comemora Ana Paula Moreno.

"Além de deixar o processo mais rápido, simples e eficaz, a revisão de cada etapa para identificação de possibilidades de automação fez com que todos os agentes envolvidos, inclusive a empresa fornecedora, aproveitassem para melhorar seus procedimentos. No fim, todo mundo sai ganhando" completa Ana Claudia.